Prosessen – din venn

Uten prosessen stopper SiV, skriver TPs Snorre Eide i ukas blogg.

Denne gang vil jeg slå et slag for prosessen.

Da tenker jeg ikke på dikteren Kafka, eller såkalte kafkaprosesser, men på dine prosesser, som ansatt i SiV.

Eller mer korrekt: Dine prosesser og de prosessene du er en del av hver dag. Fra du kommer på jobb til du drar hjem utfører du store og små oppgaver som alle kan plasseres innenfor én eller flere prosesser.

En kafkaprosess er betegnelsen på en umulig kamp mot et ugjennomtrengelig byråkrati. Dette er neppe særlig relevant for Sykehuset i Vestfold, men kan være en analogi på noe SiV bør unngå –  nemlig å komme i en situasjon hvor prosessene ikke er dokumentert noe sted.

For prosesser er på en måte virksomhetens byggeklosser. Det er de som definerer helsetjenestene SiV leverer, og som innbyggerne i Vestfold nyter godt av hver dag.

Men hvis ikke prosesser dokumenteres, blir endring vanskelig, Samtidig blir det uforutsigbart å ta i bruk nye IKT-løsninger, og innflytting i nye bygg  blir usikkert. Mer om det straks, men først:

Hva er en prosess, og hvorfor er det så viktig å dokumentere?

En vanlig måte beskrive prosesser på er skille mellom virksomhetsprosesser, arbeidsprosesser og prosedyrer/rutiner.

Mens en arbeidsprosess beskriver et antall oppgaver som du og dine kolleger utfører fra start til slutt, er virksomhetsprosesser samlinger av arbeidsprosesser som hører sammen. En prosedyre, eller rutine, er en detaljert beskrivelse av en av oppgavene arbeidsprosessen består av.

Her er et eksempel på fire virksomhetsprosesser som henger sammen:

  1. Tilgang til helsetjenesten
  2. Diagnostisere pasient
  3. Gjennomføre behandling
  4. Avslutte behandling

Innenfor et kreftpakkeløp – for eksempel prostatakreft – kan arbeidsprosesser som hører hjemme under punkt 2 (diagnostisering), være 2.1: «Motta pasient på poliklinkk». 2.2  kan angi «Gjennomføre undersøkelse hos urolog», og 2.3 vil bety: «Avslutte poliklinisk behandling».

Innenfor hver av disse arbeidsprosessene beskrives de oppgavene som inngår, hvem som gjør hva i hvilken rekkefølge, hvilke IKT-løsninger og medisinteknisk utstyr som benyttes, og hvilke prosedyrer som skal følges for enkeltoppgaver.

Hvorfor er dette viktig når det gjelder endringer, IKT og innflytting?

ENDRINGER
Når du kan slå opp på intranettet, og se grafisk hvordan du skal jobbe på en ny måte – og forstå dette i forhold til tilstøtende oppgaver og virksomhetsprosesser – så blir det lettere å endre vaner for egen del, og enklere å samarbeide med kolleger på nye måter.

IKT
Her er prosessdokumentasjon ofte en kritisk suksessfaktor for nye løsninger fordi denne dokumentasjonen beskriver når og hvordan det nye IKT-systemet skal brukes. Ett eksempel på et nytt stort system som SiV har begynt å forberede seg på, og som vil kreve god prosesskartlegging, er elektronisk kurve.

INNFLYTTING
I nye bygg er prosessbeskrivelser en viktig del av underlaget som danner basis for nødvendig testing, før man flytter inn.

Til slutt: Mange opplever at ordet prosess er abstrakt og fjernt fra den virkelige verden, men egentlig er det helt motsatt. Prosessen er din venn, fordi den forklarer hva du skal gjøre, hvem du skal gjøre det sammen med og hvilke IKT-løsninger du skal benytte.

Uten prosessen stopper SIV!

Snorre Eide
Prosjektleder, IKT og brukerutstyr

TIDLIGERE TP-BLOGGER
Gå inn i appmenyen og trykk: Tidligere saker
Trykk på undermeny (hake): TP mener
2018-04-19T08:37:13+00:00